à tous, Pour les raisons que vous savez, LMC 2020 aura lieu du 1 au 4 juillet 2021
Bien évidemment, nous ne sommes pas en mesure aujourd'hui de dire si l'événement aura la même configuration que prévue pour Mazda France...
Nous souhaitons partager la situation de façon très transparente:
- Nous avons engagé 5780€ de dépenses pour réserver notre présence à l'événement, correspondant à 60 voitures, 90 entrées, 12 tours de piste (acompte correspondant à 50% du montant des réservations) ainsi que réservé 8 emplacements au camping (pas d'acompte / paiement à 100%). Ceci correspondait à un engagement comparable du club à celui de 2016 et de 2018.
- Bien évidemment, les inscriptions se sont envolées avec les annonces de Mazda et la présence de la 787B que vous rêviez tous de voir en piste. Nous avons attendu pour verser l'acompte complémentaire avec une date butoir convenue avec PA au 15 avril. Cela a donc diminué notre exposition au risque...
- Nous n'avons pas versé d'acompte pour le traiteur (petite entreprise de 8 personnes dont l'activité a été mise en sommeil le 23 mars dernier)
Les retours que nous avons des organisateurs sont les suivants:
- pas de remboursement des acomptes versés au titre de LMC 2020 mais pas de demande de versement complémentaire au titre de la participation réelle (les Clubs Mazda regroupés représentaient plus de 150 voitures inscrites...le club le plus représenté étant de très loin le nôtre)
- confirmation de l'engagement pour LMC 2021 sans augmentation de tarif
- pas de retour à date de l'ACO pour les emplacements de camping mais je pense que nous sommes dans la même configuration
Après notre réunion téléphonique de mercredi soir, nous avons décidé au bureau:
- de confirmer notre présence pour LMC 2021 et donc de ne pas engager d'actions complémentaires pour le remboursement des sommes.
- de confirmer également auprès de notre traiteur que nous le solliciterons à nouveau pour 2021
- de ne pas organiser en 2021 de sortie officielle Spa Classic habituellement en alternance avec LMC
Pour la bonne gestion du club, nous souhaitons rester dans un équilibre financier comme pour toute sortie organisée et donc couvrir en trésorerie les 5780€ engagés.
Nous allons donc figer le tableau de suivi 2020 avec l'ensemble des inscriptions qui nous étaient parvenues et solliciter vos choix
- Option 1 : vous confirmez votre présence au Mans Classic 2021 (du 1er au 4 juillet 2021) et ne demandez pas le remboursement des sommes engagées
- Option 2 : vous ne pouvez pas confirmer votre présence en 2021 et nous procèderons au remboursement.
En fonction de vos réponses, dans cette conversation et par le sondage, nous allons voir où nous en sommes et voir si notre trésorerie peut couvrir un déficit éventuel en cas de majorité en faveur du remboursement.
Les membres du bureau inscrits ont tous confirmés leur présence au Mans Classic 2021. Nous espérons que vous serez nombreux à faire de même mais comprenons bien sûr les situations individuelles.
Pour les personnes demandant le remboursement des sommes (en particulier pour les non-membres que nous accueillons avec plaisir mais nous n'avons pas de données permettant de les contacter), il sera nécessaire de nous contacter par MP sur les adresses suivantes
- club@mx5france.com
- tresorier@mx5france.com
Les remboursements seront exclusivement effectuées par Virement (RIB/IBAN à fournir) ou PayPal (adresse e-mail à communiquer)
Les remboursements seront effectués après consultation de la conversation et du sondage. Il est donc important que vous exprimez tous et individuellement.
Merci pour votre compréhension
Et d'ici, portez vous bien, ainsi que vos proches et restez chez vous
ÉTAT DE LA SITUATION AU 10 JUIN 2020
Lignes en rouge : Remboursements effectués avant annulation LMC 2020
Lignes en bleu : Remboursements demandés suite annulation LMC 2020
Lignes en gris : Confirmation LMC 2021
Lignes en blanc : Ne se sont pas encore prononcés (confinement, tâches ménagères, piscine, poney...Don au Club?)
Tableau récapitulatif des remboursements demandés et effectués
